Archieven in Nederland
________________________________________
Het woord ‘archief’ heeft in het Nederlands drie betekenissen: ten eerste noemen we een verzameling archiefstukken een archief; ten tweede gebruiken we het woord archief om een instelling aan te duiden die archiefstukken beheert, bijvoorbeeld als we het hebben over het Nationaal Archief; en ten derde wordt een gebouw waarin archiefstukken worden bewaard ook wel ‘archief’ genoemd.
Een archief in de tweede betekenis, een archiefinstelling dus, ontfermt zich over stukken die oorspronkelijk zijn opgesteld en bewaard voor het besturen van een organisatie, zoals een bedrijf, een gemeente of een vereniging. Binnen die organisatie hadden de stukken een informatieve functie en een bewijsfunctie. Na verloop van tijd verliezen de stukken hun nut, omdat ze te oud zijn geworden. Niemand binnen de organisatie raadpleegt ze nog. Omdat de stukken wel een historische functie hebben, worden ze niet weggegooid, maar bewaard. En dan komt het archief (in de betekenis van archiefinstelling) in beeld.
________________________________________
De Archiefwet
Voor overheidsinstanties is dit bewaren een plicht die geregeld is in de Archiefwet. De Archiefwet bepaalt dat zij verplicht zijn ‘de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren’. Bovendien schrijft de Archiefwet voor dat archiefstukken niet langer dan twintig jaar bij de overheidsinstantie zelf in bewaring mogen blijven. Ze moeten dan worden overgedragen naar een professionele archiefinstelling. Voor de nationale overheid is het Nationaal Archief de belangrijkste archiefinstelling, regionale en lokale overheidsinstanties dragen hun stukken over aan provinciale rijksarchieven of gemeentearchieven.
 |
 |
|
Bron: Wikimedia Commons - Kleon3 |
Bron: Wikimedia Commons - Romaine |
De eerste Nederlandse Archiefwet dateert van 1918. Vóór die tijd waren archieven van overheidsinstanties in principe niet openbaar. Alleen bij uitzondering kregen bijvoorbeeld historische onderzoekers inzage. De Archiefwet is enkele keren vernieuwd, de laatste keer in 1995 en in 2015.
________________________________________
Niet-overheidsarchieven en speciale archieven
Particuliere organisaties en personen zijn niet verplicht hun archieven te bewaren en over te dragen aan een professionele archiefinstelling. Toch gebeurt dit in veel gevallen wel, soms op het laatste nippertje als een archief dreigt te worden vernietigd. Het raadplegen van particuliere archieven in een archiefinstelling is vaak alleen toegestaan onder bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld na een bepaalde datum of alleen voor een nauw omschreven doel. Veel grote bedrijven hebben een eigen, professionele archiefafdeling.
Nederland kent ook een aantal ‘speciale archieven’, archiefinstellingen die gewijd zijn aan een bepaald thema of een bepaalde periode. Een overzicht van alle Nederlandse archieven is te vinden op de website www.archieven.nl.
Bij het woord archief is de eerste associatie: papier. Maar tegenwoordig is meer en meer informatie (ook) digitaal beschikbaar. In Nederland was het CATCH-programma van NWO gericht op het digitaal toegankelijk maken van cultureel erfgoed. Ook in Europees verband zijn grote projecten opgezet voor digitalisering van documentatie over cultureel erfgoed.
 |
 |
|
Bron: Wikimedia Commons - Husky |
Bron: Wikimedia Commons - Romaine |
Het bewaren van digitaal materiaal kent zijn eigen problemen. Moet bij papier vooral ongedierte, schimmel en inktvraat worden gevreesd, digitaal materiaal kan verouderen of zelfs ontoegankelijk worden doordat de afspeelapparatuur kapot is. Het digitaliseren van analoog materiaal is bovendien arbeidsintensief, dus duur. Een vaak vergeten negatief aspect van digitalisering is dat het slecht is voor het milieu, omdat het aanmaken en bewaren van digitaal materiaal energie vreet.
Als initiatiefnemer van het eerste elektronische depot ter wereld loopt de Nederlandse Koninklijke Bibliotheek voorop met onderzoek naar digitale duurzaamheid. In 2003 werd de afdeling Digitale Duurzaamheid opgericht. Deze heeft tot taak te zorgen dat de in het e-Depot opgeslagen objecten ook op de lange termijn bewaard blijven en geraadpleegd kunnen worden. Om dit te realiseren wordt onderzoek gedaan, wordt kennis uitgewisseld in diverse (inter)nationale netwerken en worden nieuwe diensten voor het e-Depot ontwikkeld.
Gewone archiefinstellingen beheren meestal ook afwijkend materiaal zoals kaarten, prenten en beeld- en geluidmateriaal. Voor sommige bijzondere informatiedragers, zoals foto en film, bestaan in Nederland ook speciale ‘archieven’. Een voorbeeld is het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (zie de afbeeldingen hierboven).